Rechnungen, Buchungsbelege, Artikelbestände u.ä. können von uns oder von Ihren Mitarbeitern eingegeben werden (je nach der Form unserer Zusammenarbeit). Kurz danach können Sie diese Daten durchsehen, verwalten und alle Berichte in Echtzeit erstellen. Denn Hansa ist die schnellste Software dieser Art. Durch Verbindung mit unserem Server haben Sie an jedem Ort in der Welt Zugriff auf die laufenden Prozesse und Finanzen Ihrer Firma.

Hansa ist vollintegriertes System, das aus mehreren Modulen besteht. Werden Daten einmal eingegeben, so stehen sie immer zur Verfügung und können in allen Systemteilen abberufen werden. Von einem Angebot kann man z.B. zu Verkaufsbestellung, Ausgang, Rechnung und Zahlung automatisch übergehen. Diese Unterlagen werden praktisch mit einer Handbewegung (Mausklick) erstellt.

Hansa verfügt über zahlreiche Funktionalitäten, die auf Unternehmen gedacht sind, die Niederlassungen in verschiedenen Ländern unterhalten und oft zahlreiche Sprachen verwenden müssen. An vielen Schnittstellen des Systems können Angaben in Fremdsprachen eingegeben werden, auf die anschließend beim Ausdrucken von Unterlagen in entsprechenden Fremdsprachen zurückgegriffen werden kann. Diese Funktionalität kann auch für die Steuerung der von verschiedenen Geschäftspartnern verwendeten Fachtermini eingesetzt werden.

Alle von Hansa gelieferten Formulare können von jedem Benutzer individuell modifiziert werden. Für die einzelnen Felder sind Position, Größe, Fontart oder Formatierung veränderbar. Die Felder können entfernt oder neu angelegt werden. Formulare können um zusätzlichen Text, Linien oder Bilder (z.B. Firmenlogo) erweitert werden. Jedem Formular können andere Sprache und anderer Drucker zugeordnet werden. Es besteht auch die Möglichkeit, die Druckfolge der einzelnen Dokumente je nach dem Prozessablauf zu definieren.

Das System gewährt die Möglichkeit, eine Sicherheitskopie (Backup) schnell und einfach zu erstellen. Nach Anwendung dieser Funktion entsteht eine Textdatei. Die Daten der einzelnen Systemmodule können auch in Form einer ASCII-Textdatei exportiert werden, die für die meisten Anwendungen lesbar ist. Die Wiederherstellung der Daten aus einer Sicherheitskopie erfolgt sehr einfach. Das System ist mit einer Funktion ausgestattet, die das Lesen dieser Dateien und die Widerherstellung der Datenbank ermöglicht. Es können auch in einem anderen System erzeugten Daten importiert werden. Import- und Exportformate werden durch die Vertreter von Hansa Business Solutions geliefert.

Benutzer können Zugangsgruppen zugeordnet werden. Dabei wird der Zugang zu den einzelnen Modulen, Daten, Berichten, Unterlagen, Exporten, Importen und Bedienungsbefehlen definiert.

Hansa Software wurde so entwickelt, dass sie schnelle und einfache Dateneingabe ermöglicht. Das Programm kann mit Maus oder Tastatur bedient werden. Bei der Eingabe von Unterlagen übernimmt Hansa automatisch die bereits eingegebenen Daten. Alle Fenster sind übersichtlich angeordnet und haben keine überflüssigen Schaltflächen oder Farbmarkierungen. Sämtliche Berichte werden auf dem Bildschirm überschaubar präsentiert (Fenstergrößemodus) und mit einem gut lesbaren Font gedruckt. Hansa ist eine typische Windows-Anwendung und erlaubt es, so viele Fenster zu öffnen, die im Moment gebraucht werden. Es ist nicht nötig, ein Fenster zu schließen, um mit der Dateneingabe in einem anderen Fenster zu beginnen. Hansa arbeitet für Sie und ist dazu gedacht, die Arbeit zu vereinfachen.

Die Anwendung wurde in der ANSI C Sprache geschrieben und ist so aufgebaut, dass die Hardwareanforderungen und der erforderliche Arbeitsspeicher minimal sind. Die Daten werden sehr schnell verarbeitet, wodurch die Fenster mit einer geringen (kaum wahrnehmbaren) Verspätung aufgefrischt werden. Hansa Software wurde nach einem objektorientierten Modell aufgebaut, wodurch sie die schnellste graphische Schnittstelle unter den auf dem Markt angebotenen ERP-Systeme hat. Durch die objektorientierte Datenbank und ihre Indexstruktur (anders als in relationalen Datenbanken) ist Hansa viel weniger für Festplatte- oder Netzwerkprobleme anfällig. Die Client-Server-Architektur gewährleistet einen intelligenten Datenaustausch zwischen dem Server und vielen Benutzern.

Hansa wurde so entwickelt, dass im Computernetz möglichst kleine Datenpakete versendet werden. Die Systemschnittstelle, also die Bildschirme und die Graphik sind auf dem Client gespeichert, wodurch im Netz nur Daten versendet werden. Bei einem Mehrstationen-Rechensystem bleibt die Netzbelastung weiterhin gering, wodurch Hansa sowohl in großen Anlagen als auch bei einer Dial-up-Verbindung arbeitet. Hansa benutzt das mit den Internetstandards voll kompatible TCP/IP-Protokoll. Dadurch ist der Zugriff auf die Datenbank auf dem Server via Internet möglich. Es besteht auch die Möglichkeit, mehrere Server zu betreiben und diese über Dial-up oder Internet zu verbinden. Diese Funktionalität wird überwiegend durch Unternehmen mit vielen Niederlassungen und Firmen, die in mehren Geschäftssparten tätig sind oder Dienstleistungen system erbringen, in Anspruch genommen.

Hansa Financials verfügt über eigenes internes und externes E-Mail-System. Hansa Mail ist POP3-/SMTP-kompatibel und ermöglicht dadurch externen E-Mail-Austausch. E-Mails sind editierbar, d.h. jeder Empfänger der jeweiligen Nachricht kann sich ihre gesamte Vorgeschichte ansehen. Hansa ermöglicht auch Gespräche zwischen den Systembenutzer in Echtzeit (Chat). Da Hansa Mail integrierter Systembestandteil ist, können alle eingegebenen Dokumente (z.B. ein Angebot) per E-Mail versandt werden. In Hansa Mail können ferner Konferenzen definiert werden (standardmäßig 10) mit verschiedenen Zugangsrechten für jede Konferenz. Die Konferenzen dienen der Zusammenstellung bedeutender Informationen und Unterlagen des Unternehmens, die dann entsprechenden Benutzern je nach ihrem Zugangsrecht zur Verfügung gestellt werden.

Hansa Application Language (HAL) – die Programmiersprache von Hansa ermöglicht die Kommunikation mit anderen Technologien: Telefone mit WAP – HAL kann für die Kommunikation WML als Teil von WAP verwenden. Dadurch entsteht die Möglichkeit, Anwendungen für Telefone mit WAP zu entwickeln, ohne dass ein WAP-Server eingesetzt werden muss (die Kommunikation erfolgt direkt zwischen dem Hansa-Server und dem Mobiltelefon). Z.B. können Außendienstmitarbeiter Arbeitskarten oder Ausgaben mittels WAP-Telefon eingeben.