Zaległy urlop wypoczynkowy – do kiedy należy go wykorzystać i jakie są konsekwencje dla pracodawcy?
30 września to ważna data w kalendarzu każdego pracodawcy. Do tego dnia należy udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego z poprzedniego roku.
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Zaległy urlop – co warto wiedzieć?
Jeżeli pracownik nie wykorzysta wszystkich przysługujących mu dni urlopu wypoczynkowego w danym roku, niewykorzystana część urlopu zostaje przeniesiona na kolejny rok. Od 1 stycznia staje się ona urlopem zaległym.
Do tej puli mogą trafić również niewykorzystane dni urlopu na żądanie. W kolejnym roku nie zachowują one jednak charakteru urlopu „na żądanie” , są traktowane jako zwykły urlop wypoczynkowy..
Wymiar niewykorzystanego urlopu zależy od indywidualnego prawa pracownika do urlopu. Co do zasady może to być 20 albo 26 dni w roku, w zależności od stażu urlopowego pracownika.
Początek formularza
Dół formularza
Przykładowo, urlop niewykorzystany w 2025 r. powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2026 r.
Co istotne, dla zachowania terminu wystarczy, aby pracownik rozpoczął urlop najpóźniej 30 września. Nie oznacza to, że cały zaległy urlop musi zakończyć się tego dnia.
Czy pracownik może odmówić wykorzystania zaległego urlopu?
Pracodawca nie powinien pozostawiać kwestii zaległego urlopu wyłącznie inicjatywie pracownika. W przypadku zbliżającego się terminu 30 września pracodawca powinien podjąć działania, aby zaległy urlop został wykorzystany.
W orzecznictwie i stanowiskach Państwowej Inspekcji Pracy przyjmuje się, że w przypadku urlopu zaległego pracodawca może zobowiązać pracownika do jego wykorzystania w ustawowym terminie.
Oznacza to, że pracodawca może:
- jednostronnie skierować pracownika na urlop,
- wyznaczyć konkretny termin wykorzystania urlopu zaległego.
Co grozi pracodawcy za niewykorzystanie urlopu?
Nieudzielenie pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżanie jego wymiaru może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy pracodawca albo osoba działająca w jego imieniu, która wbrew obowiązkowi nie udziela pracownikowi przysługującego urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża jego wymiar, podlega karze grzywny.
Dlatego zbliżający się 30 września powinien być dla pracodawcy sygnałem do sprawdzenia ewidencji urlopowej wszystkich pracowników i zaplanowania wykorzystania zaległych dni.
Z tego względu warto, by pracodawca przygotował przemyślany harmonogram urlopów, w którym uwzględni także dni niewykorzystane z poprzedniego roku. Dzięki takiemu zestawieniu łatwiej jest nadzorować wykorzystanie przysługujących wolnych dni i rozplanować je zgodnie z wymogami Kodeksu pracy.
Świadome pilnowanie terminów ogranicza ryzyko przeoczenia momentu, w którym zaległy urlop powinien już zostać wykorzystany , a takie zaniedbanie może obrócić się przeciwko samemu pracodawcy. Znajomość regulacji dotyczących urlopu wypoczynkowego i konsekwentne ich przestrzeganie są więc jednym z filarów sprawnie działającej organizacji oraz dobrych, opartych na zaufaniu relacji z zatrudnionymi. Warto pamiętać, że urlop wypoczynkowy jest prawem pracownika, ale jednocześnie jego prawidłowe udzielanie jest obowiązkiem pracodawcy. Dlatego nie należy czekać z analizą sald urlopowych do ostatnich dni września.
