Czy mikroprzedsiębiorcy są zobowiązani do korzystania z KSeF? To ważne pytanie, gdyż znaczące zmiany w procesie fakturowania w Polsce dotyczą niemal wszystkich przedsiębiorców, a szczególnie mikrofirm, które stanowią aż 96,7% wszystkich firm w kraju. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesna platforma mająca na celu cyfryzację i centralizację obiegu faktur, której obowiązkowe wprowadzenie zostało pierwotnie zaplanowane na 1 lipca 2024 roku, jednak termin ten uległ przesunięciu. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy również mikroprzedsiębiorców, choć wdrożenie systemu przebiega etapami, z uwzględnieniem wyjątków i okresów przejściowych – warto je poznać, by odpowiednio przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany.
Harmonogram wdrożenia
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych reform w zakresie ewidencjonowania transakcji gospodarczych w Polsce. Początkowo obowiązek korzystania z KSeF miał objąć wszystkich przedsiębiorców, w tym również mikroprzedsiębiorców, już od 1 lipca 2024 roku. Jednak z uwagi na zgłaszane przez środowiska biznesowe trudności techniczne i organizacyjne, pierwotny termin obowiązkowego wdrożenia systemu został przesunięty. Nowy harmonogram przewiduje etapowe wdrażanie KSeF, co ma umożliwić płynniejsze dostosowanie się do nowych realiów. Pojawia się zatem istotne pytanie: czy mikroprzedsiębiorcy są zobowiązani do korzystania z KSeF? Odpowiedź zależy od kilku kluczowych czynników, w tym wielkości sprzedaży i charakteru prowadzonej działalności.
Przesunięcie pierwotnego terminu obowiązkowego korzystania z KSeF (1 lipca 2024) i wprowadzenie etapowego wdrażania systemu
Początkowo zakładano, że obowiązek korzystania z KSeF zacznie obowiązywać 1 lipca 2024 roku. Jednakże, w obliczu licznych sygnałów z rynku dotyczących problemów z integracją systemów finansowo-księgowych oraz obaw o wydolność infrastruktury technicznej, Ministerstwo Finansów zdecydowało się na przesunięcie tego terminu. Nowy harmonogram zakłada stopniowe wprowadzanie obowiązku e-fakturowania w zależności od wielkości sprzedaży. Taki model wdrażania ma na celu ograniczenie ryzyka związanego z masowym przejściem na nowy system i daje firmom więcej czasu na przygotowanie się zarówno technologicznie, jak i organizacyjnie. Wielu przedsiębiorców nadal zastanawia się, czy mikroprzedsiębiorcy są zobowiązani do korzystania z KSeF w pierwszym etapie wdrożenia.
Nowe daty wdrożenia KSeF w zależności od wielkości sprzedaży (1 lutego 2026 dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł, 1 kwietnia 2026 dla pozostałych)
W nowym harmonogramie wyraźnie rozróżniono terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF w zależności od poziomu osiąganych przychodów. Firmy, które w roku 2024 odnotują wartość sprzedaży powyżej 200 milionów złotych, będą zobowiązane do korzystania z KSeF już od 1 lutego 2026 roku. Dla pozostałych podmiotów, w tym zdecydowanej większości mikroprzedsiębiorców, przewidziano dłuższy okres przejściowy. Dla nich obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 roku. Oznacza to, że mikroprzedsiębiorcy, mimo że nie są zobligowani do natychmiastowego wdrożenia systemu, muszą już teraz rozpocząć przygotowania, aby sprostać nowym wymogom w wyznaczonym terminie.
Dodatkowe odroczenie dla mikrofirm o miesięcznej sprzedaży nieprzekraczającej 10 000 zł brutto (do 1 stycznia 2027)
Szczególną uwagę ustawodawca poświęcił najmniejszym przedsiębiorcom, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto oraz wartość pojedynczej faktury nie będzie przekraczać 450 zł. W ich przypadku wprowadzono dodatkowe odroczenie, które ma zminimalizować obciążenia administracyjne i finansowe związane z wdrożeniem KSeF. Mikroprzedsiębiorcy spełniający ten warunek będą zobowiązani do korzystania z KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Jest to wyraźny ukłon w stronę najmniejszych podmiotów gospodarczych, dający im więcej czasu na dostosowanie się do wymagań technicznych i organizacyjnych. Jednak warto zaznaczyć, że nawet jeśli obowiązek korzystania z KSeF został odroczony, mikroprzedsiębiorcy mogą już teraz dobrowolnie korzystać z systemu, co może przynieść im wymierne korzyści, takie jak szybszy zwrot VAT czy usprawnienie obiegu dokumentów. Analizując, czy mikroprzedsiębiorcy są zobowiązani do korzystania z KSeF, warto pamiętać o tych terminach przejściowych.
Wyjątki i szczególne przypadki
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowe narzędzie cyfryzujące proces wystawiania i otrzymywania faktur w Polsce. Choć jego wdrażanie odbywa się etapowo, nie wszyscy przedsiębiorcy – w tym mikroprzedsiębiorcy – są od razu objęci obowiązkiem jego stosowania.
Faktury B2C (Business To Consumer) – brak obowiązku korzystania z KSeF przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej
Jednym z kluczowych wyjątków od obowiązku stosowania KSeF są transakcje typu B2C, czyli sprzedaż towarów i usług na rzecz konsumentów – osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, KSeF nie obejmuje faktur wystawianych dla konsumentów indywidualnych. Oznacza to, że mikroprzedsiębiorcy obsługujący wyłącznie klientów detalicznych, nie muszą korzystać z systemu e-fakturowania w przypadku takich transakcji. Faktura może być wówczas wystawiona tradycyjnie – w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF.
Takie rozwiązanie wynika z faktu, że KSeF jest systemem dedykowanym do transakcji między podatnikami VAT (B2B), a jego głównym celem jest usprawnienie kontroli i automatyzacja rozliczeń podatkowych. W relacjach z konsumentami brak takiej potrzeby, a dodatkowe wymogi związane z KSeF mogłyby utrudnić prowadzenie działalności przez mikrofirmy działające w sektorze detalicznym.
Mikroprzedsiębiorcy bez siedziby działalności gospodarczej w Polsce – wyłączenie z obowiązku stosowania KSeF
Kolejnym istotnym wyjątkiem są mikroprzedsiębiorcy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski. Zgodnie z przepisami, podmioty te nie są zobowiązane do korzystania z KSeF, nawet jeśli świadczą usługi lub dostarczają towary na terenie Polski. Dotyczy to m.in. zagranicznych mikrofirm, które prowadzą działalność transgraniczną, ale nie mają tu swojego stałego miejsca prowadzenia działalności.
Warto jednak zaznaczyć, że w sytuacjach, gdy miejsce prowadzenia działalności jest jedynie tymczasowe lub niepowiązane z realizacją dostaw bądź usług w Polsce, mikroprzedsiębiorca również nie podlega obowiązkowi stosowania systemu e-faktur. Dzięki temu zachowana zostaje zgodność systemu z międzynarodowymi regulacjami i praktyką obrotu gospodarczego, a mikrofirmy zagraniczne nie są obciążane dodatkowymi wymogami administracyjnymi.
Sprzedaż zwolniona z VAT – możliwość tradycyjnego fakturowania w okresie przejściowym i specjalne regulacje dla podmiotów wykonujących wyłącznie czynności zwolnione z VAT
Ostatnim szczególnym przypadkiem są mikroprzedsiębiorcy, których działalność jest całkowicie zwolniona z podatku VAT. Dotyczy to przedsiębiorców korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego, czyli tych, których roczny obrót nie przekracza limitu określonego w ustawie o VAT (od roku 2026 ma on wynosić 240 tys. zł) i którzy w związku z tym nie zarejestrowali się do VAT.
Ponadto zwolnienie dotyczy podmiotów wykonujących usługi zwolnione od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 VAT. Są to m.in. transakcje dotyczące walut, banknotów, monet, ubezpieczeń, kredytów, pożyczek, poręczeń, gwarancji, udziałów, instrumentów finansowych.
Brak obowiązku do korzystania z KSeF wynika zatem z faktu, że podmioty zwolnione nie są zobowiązane do dokumentowania sprzedaży fakturami VAT. Jednakże obowiązek wystawienia takiej faktury powstaje, gdy nabywca poprosi o wystawienie dokumentu w określonym w ustawie okresie. Wtedy, jeżeli jednostka dokonała rejestracji w VAT (w tym rejestracji jako podatnik zwolniony z VAT), ma obowiązek wykorzystać KSeF do wystawienia i przekazania takiej faktury.
Praktyczne aspekty wdrożenia w mikrofirmie
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest znaczącą zmianą w sposobie wystawiania i odbierania faktur przez przedsiębiorców w Polsce. Choć pytanie czy mikroprzedsiębiorcy są zobowiązani do korzystania z KSeF wciąż budzi wątpliwości, odpowiedź zależy od wielu czynników – takich jak wielkość obrotu, status podatkowy czy data wejścia w życie obowiązku. Niezależnie od ostatecznego terminu wprowadzenia obowiązku, mikrofirmy powinny już teraz rozważyć wdrożenie KSeF dobrowolnie, co pozwoli im spokojnie przygotować się na nadchodzące zmiany i wykorzystać potencjał systemu do optymalizacji swoich procesów.
Dobrowolne korzystanie z KSeF przed obowiązkowym terminem – zalety i korzyści w postaci automatyzacji procesów księgowych i uproszczenia obiegu dokumentów
Choć ustawowy obowiązek korzystania z KSeF dla większości mikroprzedsiębiorców wejdzie w życie dopiero od 1 kwietnia 2026 roku, a dla najmniejszych firm o obrotach poniżej 10 000 zł brutto miesięcznie nawet dopiero od 1 stycznia 2027 roku, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wcześniej wprowadzić ten system w firmie. Dobrowolne wdrożenie KSeF to szansa na lepsze przygotowanie się do obowiązku, testowanie rozwiązań oraz stopniowe przystosowanie procesów księgowych i biznesowych.
Korzyści z wcześniejszego wdrożenia są istotne. Przede wszystkim, KSeF umożliwia automatyzację fakturowania, co zmniejsza ryzyko błędów ludzkich, skraca czas przetwarzania dokumentów oraz zwiększa przejrzystość finansową firmy. Faktury ustrukturyzowane, przesyłane bezpośrednio przez system Ministerstwa Finansów, są bezpieczne, niepodrabialne i stale dostępne w centralnym repozytorium. Dzięki temu mikroprzedsiębiorca nie musi martwić się o archiwizację czy utratę dokumentów.
Dodatkową zaletą jest uproszczenie współpracy z biurem rachunkowym – dzięki KSeF dokumenty są przekazywane w czasie rzeczywistym, co eliminuje konieczność ich ręcznego dostarczania czy skanowania. Biuro księgowe otrzymuje natychmiastowy dostęp do wszystkich faktur, co znacząco przyspiesza proces księgowania. Tym samym ogranicza się nakład pracy administracyjnej, a oszczędzony czas można przeznaczyć na rozwój działalności podstawowej.
Aplikacja e-mikrofirma jako narzędzie ułatwiające dostosowanie się do KSeF – proces rejestracji i podstawowe funkcjonalności
Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne narzędzie, które ma wspierać najmniejsze firmy i samozatrudnionych w procesie wdrażania KSeF – jest to aplikacja e-mikrofirma. Narzędzie to umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych zgodnych z wymogami KSeF, ich wysyłkę do systemu oraz odbiór faktur od kontrahentów w ramach jednej, prostej platformy.
Proces rejestracji w systemie KSeF przez aplikację e-mikrofirma jest przejrzysty i nie wymaga zaawansowanej wiedzy informatycznej. Wystarczy zalogować się na platformie e-Urząd Skarbowy, uzyskać uprawnienie do korzystania z KSeF i powiązać swój profil z numerem NIP firmy. Po tym etapie użytkownik może rozpocząć wystawianie faktur bezpośrednio z aplikacji.
Najważniejsze funkcje e-mikrofirma obejmują:
- Wystawianie faktur krajowych
- Zapisywanie faktur zakupu
- Tworzenie ewidencji VAT
- Generowanie plików JPK_VAT i JPK_FA
- Wsparcie dla KSeF – w zakresie wysyłania faktur sprzedaży oraz pobierania zakupu
- Import i eksport danych w popularnych formatach
- Archiwizacja danych
Aplikacja ta jest szczególnie przydatna dla mikroprzedsiębiorców, którzy nie korzystają z komercyjnych programów księgowych oraz dla tych, którzy chcą ograniczyć koszty związane z integracją systemów księgowych z KSeF. Dzięki niej możliwe jest prowadzenie zgodnej z wymogami fakturowania bez potrzeby inwestowania w drogie oprogramowanie.
Tryb offline w KSeF – zabezpieczenie w przypadku problemów technicznych i możliwość wystawiania faktur bez dostępu do internetu do 31 grudnia 2026 roku
Ważnym udogodnieniem, szczególnie dla mikroprzedsiębiorców działających w terenie lub w miejscach o ograniczonym dostępie do internetu, jest tryb offline w KSeF. Rozwiązanie to pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych bez natychmiastowego połączenia z centralnym systemem.
Do 31 grudnia 2026 roku przedsiębiorcy będą mogli korzystać z tego trybu, co oznacza, że faktura może zostać wystawiona lokalnie w systemie księgowym lub w aplikacji e-mikrofirma, a następnie przesłana do KSeF w momencie przywrócenia dostępu do sieci. Jest to istotny element elastyczności systemu, który minimalizuje ryzyko paraliżu działalności w przypadku awarii czy braku łączności internetowej.
Tryb offline ma również zastosowanie przy incydentalnych problemach technicznych po stronie Ministerstwa Finansów – w takich sytuacjach możliwe jest kontynuowanie pracy w firmie bez naruszania obowiązku wystawiania faktur. Należy jednak pamiętać, że faktura taka musi zostać niezwłocznie przesłana do KSeF po ustaniu przeszkody, aby zachować jej formalną ważność.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla mikroprzedsiębiorców, jednak terminy wdrożenia będą uzależnione od wielkości sprzedaży, z najdłuższym okresem przejściowym do 1 stycznia 2027 roku dla najmniejszych firm. Wyjątki dotyczą niektórych grup przedsiębiorców i typów transakcji. Choć wdrożenie KSeF wymaga dostosowania systemów księgowych, przynosi korzyści takie jak automatyzacja, oszczędność czasu i uproszczenie procedur, a Ministerstwo Finansów planuje dodatkowe szkolenia wspierające przedsiębiorców. Sprawdź, kiedy Twoja firma będzie zobowiązana do korzystania z KSeF i rozważ wcześniejsze, dobrowolne wdrożenie systemu, aby uniknąć pośpiechu i w pełni wykorzystać jego możliwości. Skorzystaj z oferty www.ekkom.com.pl, gdzie znajdziesz profesjonalne wsparcie w implementacji i obsłudze Krajowego Systemu e-Faktur!
