Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to bezprecedensowa zmiana w polskim systemie podatkowym, która od 1 lutego 2026 roku stanie się obowiązkowa dla większości przedsiębiorców. Nowe przepisy wprowadzają konieczność wystawiania ustrukturyzowanych e-faktur, a ich nieprzestrzeganie może prowadzić do surowych sankcji finansowych i innych konsekwencji. Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy dokładnie poznali zasady działania KSeF oraz potencjalne kary, by skutecznie przygotować się do nadchodzących zmian i uniknąć problemów w prowadzeniu działalności.
Harmonogram wdrożenia i terminarz sankcji
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi jedno z najważniejszych przedsięwzięć reformujących system fakturowania w Polsce. Zmiana ta wiąże się z nowymi obowiązkami dla przedsiębiorców, a co za tym idzie – również z potencjalnymi sankcjami w przypadku ich nieprzestrzegania. Aby zapewnić przedsiębiorcom odpowiedni czas na przygotowanie się do nowego modelu, ustawodawca wprowadził szczegółowy harmonogram wdrożenia oraz rozłożenie w czasie ewentualnych sankcji. Poniżej przedstawiamy kluczowe daty i etapy tego procesu.
Dobrowolne korzystanie z KSeF od 1 stycznia 2022 roku, obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku
Począwszy od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy w Polsce zyskali możliwość dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Był to etap przygotowawczy, który miał na celu zaznajomienie podatników z działaniem nowego systemu oraz umożliwienie testowania procesów związanych z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych.
W związku z nowelizacją ustawy o VAT, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 roku. Od tego momentu system stanie się obligatoryjny dla większości przedsiębiorców mających polski NIP, w tym zarówno dla czynnych podatników VAT, jak i tych korzystających ze zwolnień. W szczególności oznacza to, że wszelkie faktury będą musiały być wystawiane w formacie ustrukturyzowanym za pośrednictwem systemu KSeF – niezastosowanie się do tego będzie stanowiło naruszenie przepisów.
Rok 2026 jako okres przejściowy – pełne sankcje dopiero od stycznia 2027 roku
Rok 2026 został określony jako okres przejściowy, w którym obowiązek korzystania z KSeF będzie już formalnie obowiązywał, jednak błędy i uchybienia techniczne nie będą jeszcze skutkowały automatycznym nałożeniem sankcji. Celem tego rozwiązania jest umożliwienie płynnego wdrożenia systemu i ograniczenie negatywnych skutków dla podatników, którzy mogą napotkać trudności w pierwszym okresie działania systemu obowiązkowego. W tym czasie warto rozważyć wsparcie jakie oferuje biuro księgowe, które pomoże w dostosowaniu procesów do nowych wymogów.
Od 1 stycznia 2027 roku wejdą w życie pełne sankcje przewidziane w ustawie o VAT, w tym możliwość nałożenia kar administracyjnych przez naczelnika urzędu skarbowego. Od tego momentu każde naruszenie przepisów – w tym wystawienie faktury poza systemem, niezachowanie terminów czy stosowanie nieaktualnych wzorców – może skutkować dotkliwymi karami finansowymi.
Dlatego już teraz warto przeanalizować procesy fakturowania w firmie i zaplanować działania przygotowawcze, aby uniknąć ryzyka sankcji. W kolejnych sekcjach artykułu omówimy szczegółowo jakie sankcje grożą za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF i jakie działania należy podjąć, by ich uniknąć.
Rodzaje naruszeń podlegających karom
Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) niesie ze sobą konkretne wymogi prawne, których niedopełnienie może skutkować dotkliwymi konsekwencjami. Zrozumienie, jakie sankcje grożą za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF, wymaga przede wszystkim zapoznania się z rodzajami naruszeń, które ustawodawca uznał za podlegające karom. Przepisy te mają na celu zapewnienie jednolitego, bezpiecznego i transparentnego systemu fakturowania elektronicznego, a ich nieprzestrzeganie nie tylko zwiększa ryzyko finansowe dla przedsiębiorców, ale również może prowadzić do problemów w relacjach z administracją skarbową.
Niewystawienie faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF
Jednym z podstawowych naruszeń nowego systemu jest niewystawienie faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF w sytuacji, gdy taki obowiązek istnieje. Od momentu wejścia w życie obowiązku e-fakturowania, każda faktura wystawiona poza systemem KSeF przez podatnika objętego obowiązkiem będzie uznana za nieważną z punktu widzenia prawa podatkowego. Nawet jeśli dokument jest formalnie poprawny pod względem treści, jego brak w systemie KSeF oznacza złamanie przepisów. Zgodnie z ustawą o VAT, w takim przypadku możliwe jest nałożenie kary pieniężnej w wysokości do 100% wartości podatku VAT uwzględnionego na fakturze, a jeśli faktura nie zawiera VAT – do 18,7% całkowitej wartości dokumentu. Takie sankcje mają charakter prewencyjny i dyscyplinujący, zachęcając przedsiębiorców do stosowania jednolitego kanału wystawiania dokumentów sprzedażowych.
Wystawienie faktury poza systemem KSeF lub niezgodnie z wzorem podczas awarii
Innym poważnym naruszeniem przepisów jest wystawienie faktury poza systemem KSeF w czasie, gdy system działa prawidłowo, lub niezgodnie z udostępnionym wzorem w czasie awarii systemu. Ustawodawca przewidział, że w przypadku chwilowej niedostępności KSeF (np. awarii po stronie Ministerstwa Finansów), podatnik może skorzystać z alternatywnej formy wystawienia faktury – jednak musi ona spełniać określone wymagania, zarówno formalne, jak i techniczne. Jeżeli dokument zostanie wystawiony niezgodnie z opublikowanym wzorem, traci on swoją ważność, a podatnik może być pociągnięty do odpowiedzialności administracyjnej. W praktyce oznacza to, że nawet w sytuacjach wyjątkowych, jak awaria systemu, przedsiębiorca ma obowiązek ścisłego przestrzegania określonych procedur. Brak zgodności ze wzorem może skutkować karą pieniężną analogiczną jak w przypadku całkowitego pominięcia systemu KSeF.
Niedostarczenie faktury do KSeF w wymaganym terminie
Trzecim istotnym przypadkiem naruszenia przepisów jest niedostarczenie faktury do systemu KSeF w przewidzianym ustawowo terminie. Jest to szczególnie ważne w sytuacjach, gdy podatnik wystawił fakturę elektroniczną poza systemem (np. w czasie awarii), ale nie przesłał jej do KSeF w odpowiednim czasie po przywróceniu dostępności systemu. Obowiązujące przepisy stanowią, że w przypadku awarii technicznej po stronie podatnika, fakturę należy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od jej wystawienia. Z kolei w przypadku zapowiedzianej niedostępności systemu – np. z powodu planowanych prac serwisowych – termin ten skraca się do jednego dnia roboczego po przywróceniu dostępności. Niedochowanie tych terminów jest traktowane jako naruszenie obowiązków formalnych i również może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi, których wysokość zależy od rodzaju i zakresu naruszenia.
Struktura i wysokość kar finansowych
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wiąże się z nałożeniem nowych obowiązków na przedsiębiorców, a ich niedopełnienie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. Kary za naruszenia przepisów dotyczących KSeF mają charakter administracyjny i są nakładane przez naczelników urzędów skarbowych. Ich podstawą prawną jest art. 106ni ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT), który precyzuje katalog naruszeń oraz zasady ustalania wysokości sankcji. Przepisy te mają na celu zapewnienie prawidłowego i jednolitego stosowania elektronicznego systemu fakturowania, a tym samym zwiększenie przejrzystości i kontroli nad obrotem gospodarczym.
Kary administracyjne nakładane przez naczelników urzędów skarbowych
Kary za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF są sankcjami administracyjnymi, co oznacza, że ich wymierzeniem zajmuje się organ podatkowy – w szczególności naczelnik właściwego urzędu skarbowego. Zgodnie z przepisami, decyzja o nałożeniu kary uwzględnia zarówno charakter naruszenia, jak i okoliczności jego popełnienia. W praktyce oznacza to, że w przypadku pierwszych uchybień lub błędów popełnionych nieumyślnie urząd może zastosować łagodniejsze środki, jak upomnienie czy ostrzeżenie. Jednakże w przypadku powtarzających się lub rażących naruszeń, stosowane będą sankcje o pełnej wysokości przewidzianej przez ustawę.
Przepisy te mają również wymiar prewencyjny – ich celem nie jest jedynie karanie, ale motywowanie podatników do pełnej i terminowej implementacji systemu KSeF. Organy skarbowe będą posiadały narzędzia do indywidualnej oceny sytuacji podatnika, co może mieć istotne znaczenie w przypadku mniejszych podmiotów lub przedsiębiorców działających w branżach szczególnie narażonych na trudności techniczne.
Wysokość kar przy niewystawieniu e-faktury w systemie KSeF
Najsurowszą sankcją przewidzianą przez ustawodawcę jest kara w wysokości do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze. Kara ta może zostać nałożona w sytuacji, gdy podatnik nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, mimo obowiązku prawnego, lub wystawi fakturę poza systemem, bez względu na przyczynę. Tak wysokie sankcje mają na celu wyeliminowanie przypadków obchodzenia systemu oraz zapewnienie powszechnego stosowania KSeF jako podstawowego narzędzia fakturowania w obrocie gospodarczym.
W praktyce oznacza to, że jeżeli faktura została wystawiona na kwotę 50 000 zł netto, z należnym VAT w wysokości 11 500 zł, a została pominięta w KSeF, organ podatkowy może nałożyć karę finansową w kwocie 11 500 zł – czyli równą wysokości podatku wykazanego. W skrajnych przypadkach, gdy naruszenie jest uznane za umyślne i rażące, urząd może zasądzić karę nawet przekraczającą wartość podatku, jeśli uwzględni dodatkowe czynniki, takie jak korzyści majątkowe uzyskane przez podatnika w wyniku naruszenia.
Wysokość kar w przypadku braku kwoty podatku VAT
W sytuacjach, gdy na fakturze nie została wykazana kwota podatku VAT – co może mieć miejsce w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT lub usług międzynarodowych – przewidziano odmienny mechanizm sankcji. W takich przypadkach kara pieniężna może sięgać nawet 18,7% całkowitej kwoty należności wykazanej na fakturze. Wysokość ta została ustalona w oparciu o średnią relację VAT do wartości transakcji, by zapewnić proporcjonalność sankcji również w przypadkach, w których formalnie nie występuje podatek należny.
Na przykład, jeśli przedsiębiorca wystawi fakturę na kwotę 40 000 zł za usługę zwolnioną z VAT i nie zgłosi jej do KSeF, może zostać ukarany grzywną w wysokości do 7 480 zł (czyli 18,7% wartości dokumentu). Wysokość tej kary będzie uzależniona od takich czynników jak: skala działalności, stopień zawinienia, częstotliwość naruszeń oraz ewentualne korzyści uzyskane przez podatnika wskutek niewprowadzenia faktury do systemu.
Warto podkreślić, że przepisy umożliwiają uwzględnienie okoliczności łagodzących – takich jak działania naprawcze podjęte przez podatnika, zgłoszenia dokonane dobrowolnie lub problemy techniczne niezależne od przedsiębiorcy. Tego rodzaju elastyczność w stosowaniu sankcji ma na celu ograniczenie nadmiernej represyjności systemu i dostosowanie go do realiów funkcjonowania firm w Polsce.
Dodatkowe konsekwencje nieprzestrzegania przepisów KSeF
Oprócz kar finansowych, które omówiono w innych częściach artykułu, nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF może prowadzić do szeregu poważnych konsekwencji pozafinansowych. Mają one wpływ nie tylko na bieżące funkcjonowanie przedsiębiorstwa, ale również na jego długofalową kondycję, wizerunek w oczach partnerów biznesowych oraz relacje z organami podatkowymi. W tej części przyjrzymy się trzem kluczowym obszarom, w których niedopełnienie obowiązków wynikających z korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może skutkować dodatkowymi sankcjami.
Utrata prawa do odliczenia VAT
Jedną z najpoważniejszych konsekwencji nieprzestrzegania terminów przesyłania faktur do KSeF jest utrata prawa do odliczenia podatku VAT. Przedsiębiorcy, którzy nie dostarczą faktury ustrukturyzowanej do systemu w wymaganym terminie, narażają się na to, że nie będą mogli odliczyć naliczonego podatku VAT od swoich zobowiązań. Tego rodzaju sankcja może mieć bardzo negatywne skutki dla płynności finansowej firmy, szczególnie w przypadku dużych kwot podatku. Należy pamiętać, że zgodnie z przepisami, w przypadku awarii systemu podatnik ma 7 dni roboczych na przesłanie faktury, natomiast przy planowanej przerwie technicznej – 1 dzień roboczy od momentu przywrócenia dostępu do KSeF. Niedotrzymanie tych terminów grozi poważnymi konsekwencjami podatkowymi.
Negatywny wpływ na reputację firmy
Naruszenia obowiązków związanych z KSeF mogą również znacznie zaszkodzić reputacji firmy. Partnerzy handlowi, którzy zauważą nieprawidłowości w dokumentacji lub opóźnienia w przesyłaniu faktur, mogą zacząć postrzegać przedsiębiorcę jako nierzetelnego. Utrata zaufania może skutkować zerwaniem umów, pogorszeniem warunków współpracy lub wręcz odmową dalszych relacji biznesowych. W szczególności dotyczy to firm działających w sektorze B2B, gdzie transparentność i zgodność z przepisami są kluczowe w utrzymaniu silnych relacji handlowych. W dobie cyfryzacji i automatyzacji procesów, opóźnienia lub błędy w e-fakturowaniu mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy jako nowoczesnej i wiarygodnej instytucji.
Zwiększone ryzyko kontroli podatkowej
Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących KSeF wiąże się również ze zwiększonym ryzykiem wszczęcia kontroli podatkowej. Organy skarbowe, obserwując niezgodność w dokumentacji lub brak przesyłanych faktur w systemie KSeF, mogą uznać przedsiębiorstwo za podmiot o podwyższonym ryzyku podatkowym. Taka klasyfikacja skutkuje częstszymi kontrolami, bardziej szczegółową analizą dokumentów oraz potencjalnie długotrwałymi postępowaniami podatkowymi. Dodatkowo, w razie wykrycia nieprawidłowości, urząd skarbowy może nałożyć kolejne sankcje administracyjne, co znacząco zwiększa koszty i nakład pracy związany z obsługą sprawy. Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że KSeF nie tylko służy do wystawiania faktur, ale również stanowi narzędzie weryfikacyjne dla administracji skarbowej.
Podsumowanie
Pełne wdrożenie kar zaplanowano na 2027 rok, dlatego przedsiębiorcy powinni jak najszybciej zacząć przygotowania. Adaptacja systemów, szkolenie pracowników i ujednolicenie procedur to kluczowe kroki, które pozwolą uniknąć dotkliwych konsekwencji. Warto już teraz zainwestować w nowoczesne rozwiązania księgowe dostępne na www.ekkom.com.pl, które ułatwią wdrożenie KSeF i zapewnią bezpieczeństwo Twojej firmie. Nie czekaj – przygotuj się na zmiany i bądź krok przed konkurencją!
