Pytanie czy można anulować wystawioną fakturę i w jakich sytuacjach jest to możliwe to temat, z którym mierzy się wielu przedsiębiorców. Choć w teorii każda wystawiona faktura dokumentuje konkretną transakcję i podlega obowiązkowi ewidencji, to istnieją sytuacje, w których możliwe jest jej unieważnienie. Kluczowe jest zrozumienie różnicy między korektą a anulowaniem oraz warunków, które muszą być spełnione, aby to drugie było zgodne z przepisami.
O czym przeczytasz?
- Czy można anulować wystawioną fakturę i w jakich sytuacjach jest to możliwe?
- Jak poprawnie anulować fakturę?
- Korekta zamiast anulowania – kiedy i dlaczego?
- Czy można anulować wystawioną fakturę i w jakich sytuacjach jest to możliwe – podsumowanie
Czy można anulować wystawioną fakturę i w jakich sytuacjach jest to możliwe?
Aby faktura mogła zostać skutecznie anulowana, muszą być spełnione dwa podstawowe warunki:
- transakcja, której dotyczyła faktura, nie doszła do skutku,
- faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego, czyli nie trafiła do nabywcy.
Typowym przypadkiem jest sprzedaż wysyłkowa z fakturą dołączoną do towaru. Jeśli klient nie odbierze przesyłki, ani nie zapłaci za towar, faktura wraca razem z nim do sprzedawcy. Wówczas nie powstaje obowiązek podatkowy – fakturę można anulować. Trzeba jednak pamiętać, że brak płatności nie stanowi sam w sobie podstawy do anulowania – liczy się, czy transakcja rzeczywiście miała miejsce. Warto też pamiętać, że zgodnie z obowiązującym prawem, po wejściu w życie KSeF, czyli obowiązkowego systemu faktur elektronicznych, anulowanie faktur nie będzie już możliwe, gdyż każda faktura wystawiona w systemie zostanie automatycznie uznana za wprowadzoną do obrotu.
Jak poprawnie anulować fakturę?
Procedura anulowania faktury wymaga zachowania kilku kluczowych zasad:
- należy przekreślić obie kopie faktury (oryginał i duplikat),
- dodać adnotację „ANULOWANO” wraz z datą i podpisem osoby odpowiedzialnej,
- wystornować dokument w systemie, w którym został wystawiony,
- wskazane jest też podanie przyczyny anulowania dokumentu.
Anulowana faktura nie podlega ujęciu w ewidencjach podatkowych, jednak powinna być zarchiwizowana w dokumentacji firmowej, aby zachować ciągłość i transparentność księgowości. Profesjonalne biuro księgowe takie jak EKKOM może pomóc w ocenie, czy w danej sytuacji możliwe jest anulowanie faktury, czy raczej konieczne będzie jej skorygowanie. To istotne szczególnie dla firm, które prowadzą rozbudowaną sprzedaż z wieloma transakcjami.
Korekta zamiast anulowania – kiedy i dlaczego?
W sytuacjach, gdy:
- sprzedaż została zrealizowana,
- faktura została przekazana kontrahentowi,
- ale zawiera błędy (np. w dacie, nazwisku, kwocie),
nie można jej anulować. Należy wówczas wystawić fakturę korygującą lub notę korygującą – w zależności od rodzaju błędu i tego, kto go zauważył. Korekty stosuje się także w przypadku:
- rabatów i opustów,
- zwrotów towarów,
- pomyłek w cenach lub stawkach VAT.
Wszystkie te przypadki wymagają sporządzenia odpowiedniego dokumentu korygującego przez sprzedawcę. Jeśli masz wątpliwości, księgowość dla firm prowadzona przez EKKOM dostarcza wsparcia w przygotowaniu właściwych dokumentów i interpretacji przepisów.
Czy można anulować wystawioną fakturę i w jakich sytuacjach jest to możliwe – podsumowanie
Czy można anulować wystawioną fakturę i w jakich sytuacjach jest to możliwe? Anulowanie faktury to wyjątek, nie reguła – stosowany tylko wtedy, gdy transakcja nie została zrealizowana i faktura nie wyszła poza firmę. W pozostałych przypadkach należy dokonać korekty. Dlatego tak ważne jest, by już na etapie wystawiania dokumentów dbać o ich poprawność – a jeśli pojawią się błędy, skorzystać z wiedzy ekspertów, takich jak zespół EKKOM, który wspiera przedsiębiorców zarówno w bieżącej księgowości, jak i w bardziej skomplikowanych przypadkach związanych z fakturami.
