Naruszenie przepisów RODO przy przetwarzaniu danych księgowych może narazić przedsiębiorcę na kary sięgające nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy. Od 25 maja 2018 roku polskie przedsiębiorstwa muszą rygorystycznie przestrzegać wymogów dotyczących ochrony danych osobowych, które mają na celu nie tylko spełnienie norm prawnych, ale również zabezpieczenie przed poważnymi konsekwencjami finansowymi. Dane księgowe, często zawierające wrażliwe informacje o klientach i pracownikach, wymagają szczególnej troski – stąd konieczność wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń, prowadzenia dokumentacji oraz zgłaszania naruszeń. Właściwe wypełnienie tych obowiązków to podstawa bezpiecznego i zgodnego z prawem funkcjonowania każdej firmy.
Podstawy prawne przetwarzania
Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, niezależnie od jej wielkości, są zobowiązani do przestrzegania przepisów Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Jednym z kluczowych aspektów wynikających z tych przepisów jest właściwe określenie podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, w tym danych księgowych. Zrozumienie i prawidłowe zastosowanie podstaw prawnych przetwarzania danych to fundament, który pozwala przedsiębiorcy działać zgodnie z prawem i unikać sankcji. W dalszej części sekcji szczegółowo omówione zostaną trzy najczęściej wykorzystywane podstawy prawne w kontekście działalności gospodarczej: uzasadniony interes, konieczność wykonania umowy oraz obowiązek prawny.
Uzasadniony interes jako podstawa przetwarzania danych osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą
Jedną z podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych przewidzianą przez RODO jest uzasadniony interes administratora danych. W kontekście przedsiębiorców przetwarzających dane osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą ta podstawa może mieć zastosowanie, jeśli dane są niezbędne do nawiązania lub utrzymania relacji biznesowych, a jednocześnie nie naruszają praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Przykładem może być sytuacja, gdy przedsiębiorca przechowuje dane kontrahenta będącego osobą fizyczną prowadzącą firmę, takie jak imię, nazwisko, adres czy NIP, w celu wystawienia faktury lub kontaktu biznesowego. W tym przypadku uzasadniony interes polega na możliwości prowadzenia skutecznej komunikacji i dokumentowania transakcji. Jednak zgodnie z zasadą przejrzystości, osoba ta musi być poinformowana o przetwarzaniu jej danych, a przetwarzanie nie może być nadmierne względem celu. Jakie są obowiązki przedsiębiorcy związane z RODO w kontekście przechowywania danych księgowych? Przede wszystkim należy zapewnić, że przetwarzanie jest proporcjonalne do celów biznesowych i nie narusza interesów osób, których dane są przetwarzane.
Konieczność wykonania umowy jako podstawa przetwarzania danych klientów i kontrahentów
Kolejną istotną podstawą przetwarzania danych zgodnie z RODO jest konieczność wykonania umowy. Dotyczy to sytuacji, w których przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji zawartej umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której dane dotyczą. Przedsiębiorca może więc legalnie przetwarzać dane swoich klientów i kontrahentów, jeżeli jest to związane z realizacją zamówienia, świadczeniem usługi lub dostawą towaru.
W praktyce oznacza to, że dane takie jak imiona i nazwiska klientów, adresy dostawy, numery kontaktowe czy adresy e-mail mogą być swobodnie przetwarzane w celu wykonania zobowiązań umownych. RODO nie wymaga wówczas uzyskania osobnej zgody na ich przetwarzanie, ponieważ podstawą prawną jest sama umowa. Ważne jednak, aby zakres danych ograniczał się do minimum niezbędnego do wykonania umowy oraz aby dane były przechowywane tylko przez okres potrzebny do wywiązania się z obowiązków.
Obowiązek prawny jako podstawa przechowywania dokumentacji księgowej
Jedną z najważniejszych podstaw przetwarzania danych księgowych jest obowiązek prawny. Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania określonej dokumentacji – w tym faktur, rachunków, ewidencji księgowej – przez ustalony czas wynikający z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego. W Polsce termin ten wynosi zazwyczaj pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
W tym kontekście księgowość dla firm obejmuje przechowywanie danych osobowych zawartych w dokumentach księgowych (np. dane klientów, kontrahentów czy pracowników), które nie wymaga zgody osoby, której dane dotyczą, ponieważ przetwarzanie odbywa się na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych. Przykładowymi regulacjami, które tworzą tę podstawę, są ustawa o rachunkowości oraz ordynacja podatkowa.
Przechowywanie danych księgowych musi być zgodne z przepisami nie tylko RODO, ale też prawa krajowego, a dane muszą być chronione przed nieuprawnionym dostępem oraz usunięte po upływie wymaganego okresu retencji.
Dokumentacja i rejestry
W kontekście przetwarzania danych księgowych przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wynikających z RODO, w tym przede wszystkim prowadzenie odpowiedniej dokumentacji i rejestrów. Przestrzeganie tych wymogów nie tylko zapewnia zgodność z prawem, lecz także zwiększa transparentność działań firmy i chroni interesy osób, których dane są przetwarzane. Odpowiednie prowadzenie dokumentacji stanowi również istotny element zarządzania ryzykiem związanym z przetwarzaniem danych osobowych.
Rejestr czynności przetwarzania danych (RCPD) – wymogi i wyjątki dla małych przedsiębiorców
Jednym z podstawowych dokumentów wymaganych przez RODO jest rejestr czynności przetwarzania danych osobowych (RCPD). Rejestr ten powinien zawierać szczegółowe informacje, takie jak:
- cele przetwarzania danych osobowych, w tym danych księgowych,
- kategorie osób, których dane dotyczą (np. klienci, kontrahenci, pracownicy),
- kategorie przetwarzanych danych (np. dane identyfikacyjne, dane finansowe),
- odbiorcy danych, w tym podmioty przetwarzające,
- okres przechowywania danych,
- opis zastosowanych środków bezpieczeństwa.
Zasadniczo, obowiązek prowadzenia RCPD dotyczy wszystkich administratorów danych, jednak RODO przewiduje wyjątek dla podmiotów zatrudniających mniej niż 250 pracowników. Mniejsze przedsiębiorstwa są zwolnione z tego obowiązku, o ile przetwarzanie danych nie stwarza ryzyka naruszenia praw osób fizycznych, nie ma charakteru ciągłego oraz nie obejmuje szczególnych kategorii danych. W praktyce jednak, ponieważ przechowywanie danych księgowych jest ciągłym procesem, wielu małych przedsiębiorców również musi prowadzić RCPD, aby zachować zgodność z przepisami.
Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) w przypadku wysokiego ryzyka
RODO wprowadza także obowiązek przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych (DPIA – Data Protection Impact Assessment) w przypadku przetwarzania, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. W kontekście danych księgowych DPIA może być wymagana np. w sytuacjach, gdy:
- firmy stosują nowe technologie do przetwarzania danych księgowych,
- dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji na podstawie danych finansowych,
- przetwarzanie obejmuje duże zbiory danych wrażliwych lub danych osób w trudnej sytuacji (np. zadłużonych),
- przetwarzanie może prowadzić do dyskryminacji lub ujawnienia poufnych informacji finansowych.
Przeprowadzenie DPIA obejmuje analizę ryzyk, ocenę skutków, a także zaprojektowanie środków zaradczych, które mają przeciwdziałać potencjalnym zagrożeniom. Ocena ta musi być udokumentowana i aktualizowana w miarę rozwoju działalności, co umożliwia przedsiębiorcy zachowanie zgodności z zasadą rozliczalności określoną w RODO.
Dokumentacja naruszeń ochrony danych osobowych
Każdy przedsiębiorca, który przetwarza dane księgowe, musi również prowadzić rejestr naruszeń ochrony danych osobowych. Obowiązek ten wynika z art. 33 RODO i ma na celu zapewnienie szybkiej reakcji w przypadku incydentów związanych z bezpieczeństwem danych. W dokumentacji naruszeń należy uwzględnić:
- opis charakteru naruszenia (np. nieautoryzowany dostęp do faktur zawierających dane osobowe),
- kategorie i liczbę osób, których dane zostały naruszone,
- skutki naruszenia dla tych osób,
- działania podjęte w celu zaradzenia naruszeniu oraz zapobieżenia podobnym zdarzeniom w przyszłości.
W przypadku poważnych naruszeń przedsiębiorca może być zobowiązany do zgłoszenia incydentu do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) w ciągu 72 godzin oraz – jeśli to konieczne – do poinformowania osób, których dane zostały objęte naruszeniem. Niezachowanie tego obowiązku może skutkować surowymi sankcjami finansowymi. Biuro księgowe powinno więc posiadać szczegółowe procedury postępowania na wypadek naruszenia ochrony danych osobowych, aby szybko i skutecznie reagować na ewentualne incydenty.
Środki bezpieczeństwa
W kontekście przetwarzania i przechowywania danych księgowych RODO nakłada na przedsiębiorców szereg obowiązków, które mają na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych. Niezależnie od wielkości firmy, każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do wdrażania zarówno technicznych, jak i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, które minimalizują ryzyko utraty, nieautoryzowanego dostępu lub nieuprawnionego przetwarzania danych. Przestrzeganie tych przepisów nie tylko pozwala uniknąć kar finansowych, ale również buduje zaufanie klientów oraz wzmacnia bezpieczeństwo operacyjne firmy. Poniżej omówione zostały kluczowe aspekty dotyczące zabezpieczeń technicznych, organizacyjnych oraz zasady privacy by design.
Zabezpieczenia techniczne – szyfrowanie, pseudonimizacja i kopie zapasowe
Jednym z filarów bezpieczeństwa danych księgowych według RODO są zabezpieczenia techniczne, które mają chronić informacje przed nieautoryzowanym dostępem, zagubieniem lub zniszczeniem. Najczęściej stosowane techniki to:
- Szyfrowanie danych – pozwala na ukrycie treści danych poprzez ich przekształcenie w formę nieczytelną bez odpowiedniego klucza deszyfrującego. Szyfrowanie powinno być stosowane zarówno w przypadku przechowywania danych na nośnikach elektronicznych, jak i w transmisji danych w sieci.
- Pseudonimizacja – polega na przetwarzaniu danych w taki sposób, że nie można ich przypisać konkretnej osobie bez użycia dodatkowych informacji. Choć pseudonimizacja nie jest obowiązkowa w każdej sytuacji, jej wdrożenie znacząco zmniejsza ryzyko naruszenia ochrony danych.
- Kopie zapasowe (backup) – regularne tworzenie kopii zapasowych dokumentacji księgowej jest niezbędne, aby zapewnić ciągłość działania przedsiębiorstwa w przypadku incydentów takich jak awarie systemów czy ataki ransomware. Kopie powinny być przechowywane w bezpiecznej lokalizacji, najlepiej z użyciem technologii szyfrowania.
Stosowanie powyższych metod nie tylko spełnia wymogi RODO, ale także stanowi dobre praktyki zarządzania informacją, pomagając zabezpieczyć dane finansowe przed zagrożeniami cyfrowymi.
Zabezpieczenia organizacyjne – procedury dostępu i szkolenia pracowników
Oprócz rozwiązań technologicznych równie istotne są zabezpieczenia organizacyjne, które dotyczą zarządzania personelem oraz strukturą procesów wewnętrznych w firmie. Wdrożenie odpowiednich procedur pozwala ograniczyć ryzyko błędów ludzkich oraz nadużyć w związku z dostępem do danych księgowych. Kluczowe elementy to:
- Polityka dostępu – dostęp do danych powinien być ograniczony tylko do osób, które go rzeczywiście potrzebują do wykonywania swoich obowiązków. Przedsiębiorca powinien stosować zasadę minimalizacji dostępu oraz prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych.
- Szkolenia dla pracowników – regularne szkolenia w zakresie ochrony danych osobowych pomagają zwiększyć świadomość personelu na temat zagrożeń i obowiązków wynikających z RODO. Pracownicy powinni znać procedury reagowania na incydenty oraz wiedzieć, jak bezpiecznie przetwarzać dane księgowe.
- Procedury postępowania w przypadku naruszeń – każde przedsiębiorstwo powinno mieć opracowany plan działania na wypadek naruszenia ochrony danych, który zawiera m.in. sposób dokumentowania incydentów oraz obowiązek zgłoszenia ich do Prezesa UODO w wymaganym terminie.
Skuteczna polityka organizacyjna nie tylko wspiera zgodność z przepisami, ale również zwiększa odporność firmy na wewnętrzne i zewnętrzne zagrożenia dla danych.
Zasada 'privacy by design’ w projektowaniu systemów przechowywania danych księgowych
Privacy by design, czyli „ochrona danych w fazie projektowania”, to zasada wprowadzona przez RODO, która wymaga od przedsiębiorców uwzględniania aspektów ochrony danych osobowych już na etapie projektowania systemów i procesów biznesowych. W praktyce oznacza to, że każde nowe narzędzie, program czy procedura związana z przetwarzaniem danych musi być od początku zaplanowana w sposób uwzględniający bezpieczeństwo i prywatność danych księgowych. Wdrożenie tej zasady przejawia się w:
- Projektowaniu systemów informatycznych z wbudowanymi mechanizmami kontroli dostępu, logowania aktywności użytkowników oraz automatycznego szyfrowania danych.
- Uwzględnianiu zasad minimalizacji danych – przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji celu księgowego.
- Dbałości o domyślne ustawienia prywatności („privacy by default”) – systemy powinny być skonfigurowane tak, aby domyślnie korzystały z najbardziej restrykcyjnych opcji ochrony danych.
Stosowanie zasady privacy by design nie tylko zwiększa poziom zgodności z RODO, ale również wspiera tworzenie bardziej bezpiecznych i transparentnych narzędzi księgowych, co może mieć bezpośredni wpływ na zaufanie klientów i partnerów biznesowych.
Podsumowanie
Przedsiębiorcy przetwarzający dane księgowe muszą zadbać o odpowiednie podstawy prawne, prowadzić wymaganą dokumentację oraz wdrażać skuteczne środki bezpieczeństwa, aby w pełni spełniać wymogi RODO. Przestrzeganie tych przepisów to nie tylko unikanie kar, ale przede wszystkim budowanie zaufania klientów i kontrahentów. W dobie rosnącej wartości danych osobowych, profesjonalna ochrona informacji staje się przewagą konkurencyjną i dowodem na rzetelność firmy. Zachęcamy do przeglądu swoich procedur przechowywania danych księgowych i konsultacji ze specjalistą ds. ochrony danych. Jakie są obowiązki przedsiębiorcy związane z RODO w kontekście przechowywania danych księgowych? To kompleksowe zagadnienie, które wymaga stałej uwagi i dostosowywania procedur do zmieniających się przepisów i technologii. Skorzystaj z oferty www.ekkom.com.pl i zabezpiecz swoją firmę przed ryzykiem finansowym oraz wizerunkowym – inwestycja w bezpieczeństwo danych to klucz do spokojnej przyszłości Twojego biznesu!
