Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedno z najważniejszych wydarzeń w obszarze rozliczeń podatkowych w Polsce. Od 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, dlatego już teraz warto wiedzieć, jakie są wymagania techniczne dla firm chcących korzystać z KSeF. Dostosowanie się do nowych przepisów oznacza nie tylko spełnienie wymagań ustawowych, ale także odpowiednie przygotowanie zaplecza technicznego – od sprzętu, przez oprogramowanie, aż po integrację systemów księgowych.
W tym artykule:
- Jakie są wymagania techniczne dla firm chcących korzystać z KSeF? Wymagania sprzętowe i oprogramowanie
- Bezpieczeństwo i identyfikacja użytkowników
- Integracja KSeF z obsługą księgową
- KSeF a codzienna księgowość firm
Jakie są wymagania techniczne dla firm chcących korzystać z KSeF? Wymagania sprzętowe i oprogramowanie
Pierwszym krokiem do wdrożenia KSeF jest sprawdzenie, czy firma posiada odpowiednie urządzenia i środowisko pracy. Do korzystania z systemu wystarczy komputer z dostępem do internetu oraz przeglądarka obsługująca nowoczesne protokoły bezpieczeństwa. Kluczowe jednak jest oprogramowanie księgowe, które będzie zintegrowane z KSeF. To właśnie ono odpowiada za wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur elektronicznych. Dlatego pytanie jakie są wymagania techniczne dla firm chcących korzystać z KSeF w praktyce sprowadza się do tego, czy dotychczasowy system finansowo-księgowy można łatwo połączyć z nowym rozwiązaniem. W przypadku starszych programów konieczne może być ich zaktualizowanie lub wymiana na nowsze, zgodne z KSeF.
Bezpieczeństwo i identyfikacja użytkowników
KSeF został zaprojektowany z myślą o maksymalnym bezpieczeństwie danych. Każda firma, chcąc korzystać z systemu, musi posiadać odpowiednie narzędzia autoryzacji – podpis kwalifikowany, pieczęć elektroniczną albo profil zaufany. Dzięki nim przedsiębiorca lub uprawniony pracownik potwierdza tożsamość podczas logowania i wystawiania dokumentów. Stąd też jakie są wymagania techniczne dla firm chcących korzystać z KSeF obejmuje nie tylko kwestie sprzętowe, ale także wdrożenie procesów bezpieczeństwa w firmie. Regularne aktualizacje systemów operacyjnych, tworzenie kopii zapasowych i szkolenia dla pracowników to podstawa, aby korzystanie z KSeF było nie tylko zgodne z prawem, ale także w pełni bezpieczne.
Integracja KSeF z obsługą księgową
Wdrożenie systemu to nie tylko zadanie dla działów IT, ale także dla księgowych i doradców podatkowych. Faktury w KSeF mają standaryzowany format XML, co ułatwia ich odczyt i przetwarzanie, ale wymaga też odpowiedniego przygotowania procesów w firmie. Tutaj ogromną rolę odgrywa współpraca z biurem rachunkowym. Profesjonalne biuro księgowe EKKOM zadba o to, aby wszystkie dokumenty były zgodne z wytycznymi Ministerstwa Finansów i poprawnie rejestrowane w systemie. Dzięki temu przedsiębiorca unika ryzyka błędów, które mogłyby prowadzić do kar finansowych lub opóźnień w rozliczeniach.
KSeF a codzienna księgowość firm
Nowy system zmieni sposób funkcjonowania wielu firm. Faktury nie będą już przesyłane w formie papierowej czy PDF, lecz wyłącznie przez centralny system państwowy. Oznacza to szybszy obieg dokumentów, łatwiejszą kontrolę i większą transparentność. Z perspektywy przedsiębiorcy wdrożenie KSeF może oznaczać konieczność reorganizacji procesów wewnętrznych, ale z czasem pozwoli na realne oszczędności. Dlatego planując przygotowania, warto postawić na kompleksową obsługę, jaką oferuje księgowość dla firm od EKKOM. Dzięki wsparciu ekspertów EKKOM można mieć pewność, że wszystkie wymagania techniczne zostaną spełnione, a korzystanie z KSeF stanie się dla firmy naturalnym i bezpiecznym elementem codziennej pracy.
