Program do elektronicznego obiegu dokumentów

Nasz program do elektronicznego obiegu dokumentów skierowany jest przede wszystkim do nowoczesnych i dojrzałych organizacji, które chcą budować swoją przewagę konkurencyjną na szybszym przepływie informacji i efektywnym zarządzaniu dokumentami oraz szukają optymalizacji kosztów.

Sprawdza się on szczególnie w wielooddziałowych i rozproszonych organizacjach, które wymagają dostępu do dokumentów bieżących i archiwalnych o każdej porze.

Elektroniczny obieg dokumentów – program, który zmienia organizację

Wdrażany przez nas program elektronicznego obiegu dokumentów powstał z myślą o firmach, które chcą zwiększyć efektywność, ograniczyć koszty oraz mieć pełną kontrolę nad dokumentacją. Dzięki technologii OCR (optycznego rozpoznawania znaków), możliwa jest szybka rejestracja dokumentów papierowych i ich przekształcenie w formaty elektroniczne. Najważniejsze funkcje programu:

• rejestracja i obieg zeskanowanych dokumentów zgodnie z regułami przypisanymi do struktury organizacyjnej firmy;
• dodawanie opisów i komentarzy na każdym etapie ścieżki akceptacji;
• sprawdzenie historii zmian, zatwierdzeń i klasyfikacji księgowej/podatkowej;
• łączenie faktur z załącznikami – np. umowami, zleceniami, protokołami;
• dostępność z każdego poziomu organizacji, z pełną kontrolą uprawnień.

Wdrożenie programu zapewnia pełną transparentność procesów i umożliwia ich optymalizację. Zmniejsza się ilość błędów, skraca czas podejmowania decyzji, a zespół ma bieżący wgląd w status danego dokumentu. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie w firmach o rozproszonej strukturze, gdzie obieg dokumentów dotąd odbywał się w formie papierowej lub półautomatycznej.

Dla kogo są programy do elektronicznego obiegu dokumentów?

Programy do elektronicznego obiegu dokumentów przeznaczone są dla każdej firmy, która chce podnieść jakość zarządzania informacją, szczególnie:

• dla organizacji wielooddziałowych, w których dokumentacja krąży pomiędzy filiami,
• dla działów księgowości, kadr i administracji, gdzie występuje duże natężenie dokumentów kosztowych,
• dla firm produkcyjnych i handlowych, które chcą łączyć dokumenty z różnymi źródłami (np. faktury z zamówieniami).

Nasz elektroniczny obieg dokumentów program można dopasować do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. System jest skalowalny – nadaje się zarówno dla małych firm, jak i dużych korporacji.

Dlaczego warto zainwestować w program do elektronicznego obiegu dokumentów?

Program do elektronicznego obiegu dokumentów pozwala usprawnić przepływ informacji wewnątrz organizacji, nadając dokumentom cyfrową formę oraz przypisując im konkretne ścieżki zatwierdzania. Taki system definiuje role użytkowników, zasady obiegu oraz uprawnienia do edycji i podglądu danych. Dzięki temu każda osoba w firmie wie, co dzieje się z dokumentem na każdym etapie – od wprowadzenia do systemu po finalne zaksięgowanie czy archiwizację. Zastosowanie dedykowanego systemu to nie tylko usprawnienie procesu akceptacji faktur czy umów, ale również konkretne oszczędności:

• skrócenie czasu potrzebnego na zatwierdzenie dokumentu,
• eliminacja fizycznego archiwizowania dokumentów,
• ograniczenie błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych,
• dostępność dokumentów z każdego miejsca (zdalny dostęp),
• możliwość generowania raportów i analiz procesów.

Współpracując z nami, zyskujesz:

1. Program dopasowany do specyfiki Twojej firmy – elastyczny, skalowalny, bezpieczny.
2. Pełne wdrożenie i szkolenie zespołu użytkowników.
3. Integrację z Twoimi systemami ERP lub finansowo-księgowymi.
4. Doradztwo w zakresie digitalizacji i optymalizacji procesów dokumentowych.

Jeśli szukasz narzędzia, które zautomatyzuje i uporządkuje proces obiegu dokumentów w Twojej firmie, skontaktuj się z nami – chętnie opowiemy, jak możemy pomóc.