Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. – co musi wiedzieć dział HR?
Przełom w obsłudze badań profilaktycznych zbliża się wielkimi krokami. Już 18 października 2026 roku orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy będą co do zasady wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej. Zmiana ta stanowi bez wątpienia istotny krok w stronę cyfryzacji procesów kadrowo-płacowych. Dla działów HR oznacza to konieczność reorganizacji obiegu dokumentów, choć warto podkreślić, że nowe przepisy nie wymuszają na pracodawcach automatycznego przechodzenia na elektroniczne akta osobowe.
Przejście na nowy tryb doręczania e-orzeczeń rodzi jednak wiele praktycznych pytań. Warto przeanalizować, jak bezpiecznie odebrać i zweryfikować dokument cyfrowy, w jaki sposób prawidłowo wpiąć go do papierowej teczki pracownika oraz na co zwrócić szczególną uwagę podczas przeglądu umów z placówkami medycznymi.
Cyfryzacja medycyny pracy w praktyce
Nowe zasady wynikają bezpośrednio z rozporządzenia Ministra Zdrowia zmieniającego przepisy w sprawie badań lekarskich pracowników. Po trwającym od kwietnia do października 2026 roku okresie przejściowym, w którym dopuszczano stosowanie tradycyjnej formy papierowej obok cyfrowej, od 18 października forma elektroniczna staje się podstawowym i powszechnie obowiązującym standardem. Dokumenty w postaci papierowej będą mogły być wydawane jedynie w sytuacjach wyjątkowych, na przykład w przypadku awarii systemu teleinformatycznego.
Mimo tak istotnej zmiany nośnika informacji, sama istota oraz cele badań profilaktycznych pozostają bez zmian. Nowelizacja przepisów dotyczy wyłącznie sposobu sporządzania i doręczania dokumentu. Pracodawca wciąż ponosi pełną odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów BHP i pod żadnym pozorem nie może dopuścić do pracy osoby, która nie posiada aktualnego oraz wymaganego orzeczenia lekarskiego.
Prowadzenie papierowej dokumentacji pracowniczej a e-orzeczenie
Jedną z najważniejszych informacji dla zespołów kadrowych jest fakt, że wprowadzenie e-orzeczeń nie nakłada na pracodawcę obowiązku wdrożenia cyfrowych akt osobowych. Firma, która dotychczas prowadziła dokumentację w formie papierowej, może z powodzeniem kontynuować ten model. Warunkiem jest jednak opracowanie i wdrożenie właściwej procedury włączania elektronicznego dokumentu do tradycyjnej teczki.
Kluczowe dla działu HR jest wyraźne rozróżnienie dwóch odrębnych pojęć. Czym innym jest bowiem forma wystawienia samego orzeczenia przez lekarza, która od połowy października staje się cyfrowa, a czym innym forma prowadzenia akt osobowych w przedsiębiorstwie, o której nadal decyduje sam pracodawca. W związku z tym nie ma potrzeby podejmowania pochopnych decyzji o digitalizacji całego archiwum pracowniczego wyłącznie z powodu zmian w przepisach medycyny pracy.
Włączanie dokumentu elektronicznego do papierowej teczki
Zwykłe wydrukowanie pliku PDF dostarczonego pocztą elektroniczną nie sprawia, że powstały arkusz papieru automatycznie zyskuje walor dokumentu oficjalnego. Z chwilą przeniesienia na papier e-dokument traci swoje cyfrowe cechy, w tym możliwość bezpośredniej weryfikacji podpisu elektronicznego oraz integralności danych. Z tego względu niezwykle istotne jest stworzenie procedury, która uchroni firmę przed ewentualnymi zarzutami podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
W praktyce rekomenduje się zastosowanie rozwiązania ostrożnościowego, nawiązującego do zasad przekształcania dokumentacji określonych w Kodeksie pracy. Po odebraniu e-orzeczenia z uzgodnionego źródła oraz zweryfikowaniu jego autentyczności, upoważniony pracownik działu HR sporządza wydruk. Następnie zamieszcza na nim adnotację potwierdzającą zgodność wydruku z otrzymanym dokumentem elektronicznym, opatrzoną aktualną datą i czytelnym podpisem, po czym umieszcza tak poświadczony dokument we właściwej części akt osobowych.
Bezpośrednia komunikacja z placówką medyczną zamiast dokumentów od pracownika
Pracownik uzyska wgląd do swojego orzeczenia za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta, a na jego wniosek lekarz będzie mógł wydać mu papierowy wydruk opatrzony własnoręcznym podpisem. Poleganie wyłącznie na dokumentach dostarczanych przez zatrudnionych nie jest jednak rozwiązaniem optymalnym ani bezpiecznym dla organizacji.
Zgodnie z przepisami, podstawowa jednostka służby medycyny pracy przekazuje orzeczenie pracodawcy w terminie i w sposób określony w zawartej umowie. Najbezpieczniej jest zatem zorganizować cały proces tak, aby dokument trafiał do firmy bezpośrednio z przychodni, uzgodnionym wcześniej kanałem komunikacji. Choć przyniesiony przez pracownika wydruk z IKP nie staje się automatycznie nieważny, to bezpośrednia wysyłka ze strony placówki medycznej daje kadrom pewność co do pochodzenia i autentyczności dokumentu.
Przegląd i zmiana umów z jednostkami medycyny pracy
Wejście w życie nowych przepisów czyni weryfikację umów z placówkami medycznymi jednym z najbardziej pilnych zadań dla działów kadr. Dotychczasowa praktyka odbierania papierowych zaświadczeń od pracowników opierała się na niepisanych zwyczajach, lecz w nowej rzeczywistości brak precyzyjnych zapisów umownych dotyczących e-obiegu może doprowadzić do opóźnień w dopuszczaniu pracowników do pracy.
Podczas przeglądu obowiązujących kontraktów warto upewnić się, że precyzyjnie określają one bezpieczny kanał transmisji danych, konkretne adresy e-mail lub portale dedykowane do odbioru, a także ścisły rygor czasowy przekazywania dokumentów od momentu zakończenia badania. Niezwykle istotne jest również ustalenie natychmiastowego trybu powiadamiania pracodawcy o wydaniu orzeczenia stwierdzającego przeciwwskazania do pracy na danym stanowisku. Dla firm prowadzących akta papierowe dobrym rozwiązaniem może być także uzgodnienie możliwości równoległego wydawania przez przychodnię papierowego wydruku z własnoręcznym podpisem lekarza.
Prawidłowe kategoryzowanie orzeczeń w strukturze akt
Mimo zmiany postaci dokumentu, ogólne zasady przyporządkowywania zaświadczeń medycznych do poszczególnych części akt osobowych pozostają niezmienne. Przypisanie orzeczenia zależy od rodzaju przeprowadzonego badania oraz okoliczności, w jakich zostało ono wykonane.
Orzeczenia związane z badaniami wstępnymi, które przeprowadzono w związku z ubieganiem się o zatrudnienie przed nawiązaniem stosunku pracy, należy włączać do części A akt osobowych. Z kolei w części B przechowywana jest dokumentacja wytworzona w trakcie trwania zatrudnienia, co obejmuje skierowania oraz orzeczenia z badań okresowych i kontrolnych. Przed wpięciem dokumentu kadrowiec powinien więc każdorazowo zweryfikować jego charakter, unikając rutynowego umieszczania wszystkich zaświadczeń w jednym miejscu.
